Penjadwalan
Proyek Sistem Informasi
A. Pengertian Proyek
Pengertian
proyek secara umum adalah merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan
atas dasar permintaan dari seorang pebisnis atau pemilik pekerjaan yang ingin
mencapai suatu tujuan tertentu dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan
sesuai dengan keinginan dari pada pebisnis atau pemilik proyek dan spesifikasi
yang ada. Dalam pelaksanaan proyek pemilik proyek dan pelaksana proyek memiliki
hak yang diterima dan kewajiban yang harus dilaksanakan sesuai dengan batasan
waktu yang telah disetujui bersama antar pemilik proyek dan pelaksana proyek.
Pada
kesimpulannya bahwa pengertian manajemen proyek dan risiko adalah koordinasi
semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan
tenaga kerja atau yang di maksud SDM, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai
suatu tujuan atas dasar permintaan dari seorang pebisnisr atau pemilik
pekerjaan yang memperkirakan suatu ketidakpastian di masa yang akan datang
tentang kerugian.
Jadi
menurut saya pengertian dari risiko dalam proyek system informasi adalah sebuah
pemikiran yang telah di perhatikan agar dalam suatu penyelesaian proyek tidak
mengalami suatu kerugian yang sangat besar, bisa di golongkan atau terbagi
menjadi 3 bagian yang utama dalam pembangunan proyek, yaitu :
·
SDM
SDM
yang tidak bekualitas, situasi tim, kekosongan pekerjaan, keterbatasan tenaga
kerja.
·
Waktu
Mendefinisikan
suatu aktifitas, menentukan urutan-urutan kejadian atas proyek, mendefinisikan
lama waktu dari setiap pekerjaan, mengembangkan suatu jadwal serta merencanakan
kontrol atas jadwal tersebut.
·
Dana
Perencanaan
sumber dana proyek, memastikan harga dan sumber daya yang ada, mendefinisikan
budget, serta mengontrol keluar masuknya dana atau dana yang mengalir melewati
anggaran tersebut.
·
Ruang
lingkup
Dimana
perencanaan ruanglingkup ini harus di perhatikan dalam proses prokyek, dalam
ruang lingkup ini juga harus di survei terlebih dahulu sehingga tidak
mengganggu aktifitas proyek.
Sebuah
proyek merupakan suatu usaha / aktfitas yang kompleks, tidak rutin, di batasi
oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performasi yang dirancang untuk
memenuhi kebutuhan konsumen. Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai upaya
untuk atau aktifitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan,
sasaran-sasaran dan harapan-harapan yang penting dengan menggunakan anggaran
dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka
waktu tertentu.
Proyek
selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi, senantiasa dibutuhkan pemberdayaan
sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran
dan harapan penting tertentu. Aktivitas kegiatan-kegiatan pada proyek merupakan
sebuah mata rantai, yang mulai sejak dituangkan ide, direncanakan, kemudian
dilaksanakan, sampai benar-benar menberikan hasil yang sesuai dengan
perencanaannya semula.
B. Pengertian Penjadwalan Proyek
Penjadwalan
proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus
diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap
aktivitas. Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan.
Yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek
dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material
serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam
proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat
lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu
pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian
waktu yang tersedia melaksanakan masing – masing pekerjaan dalam rangka
menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal dengan
mempertimbangkan keterbatasan – keterbatasan yang ada.
Penjadwalan
proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek.
Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt.
Penjadwalan
proyek membantu dalam bidang:
a.
Meninjukkan
hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
b.
Mengidentifikasikan
hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
c.
Menunjukkan
perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
d.
Membantu
penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal
kritis pada proyek.
Selama
proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti per-kem-bangan proyek dengan
berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan
untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya
dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek. Berikut ini
adalah sumber daya proyek yang yang berkaitan dengan penjadwalan proyek :
a. Manusia, Sumber daya manusia ini
biasanya diklasifikasikan berdasarkan keahliannya terkait dengan proyek. Contohnya,
programmer, engineer mesin, tukang les, pengawas, derektur pemasaran dll.
b.
Material, Material Proyek mengcakup
spektrum luas : misalnya bahan-bahan kimia untuk proyek ilmiah, pondasi untuk
proyek konstruksi. survei data untuk pemasaran, dll.
c.
Peralatan, yang biasanya digunakan untuk
menunjukan tipe, ukuran dan jumlahnya, dalam beberapa kasus, peralatan dapat
ditukar tempatkan untuk perbaikan jadwal, tetapi tidak selalu. Peralatan sering
dianggap sebagai pembatas. Kesalahan yang paling sering adalah asumsi adanya
sumber daya berlebi dalam proyek.
d. Modal Kerja, dalam stuasi proyek tertentu
seperti kontruksi, modal kerja di perlukan sebagai sumber daya karena jumlahnya
yang terbatas. Jika modal kerja udah tersedia, menejer proyek dapat bekerja
pada beberapa pekerjaan secara bersamaan.
Berkaitan
dengan factor ketersediaan sumber daya, hal lain yang perlu di perhatikan
adalah fluktuasi penggunaan tenaga kerja dan peralatan, untuk menghindari
kebutuhan yang naik dan turun secara tajam, adalah dengan mengadakan pemerataan
sumber daya. Dalam penerapannya, metode penjadwalan recources dapat dikukan
melalui (Tjolia, 1990) :
-
Metode
Trial and Error : yaitu untuk proyek kecil
-
Komputerisasi
: yaitu untuk proyek besar
-
Metode
Trial And Error
Ditempuh
dengan menggunakan pergeseran-pergeseran kegiatan pada bat chart sesuai dengan
batas-batas float hingga ditemukan keadaan oftimal. Dikenal dua prosedur
penjadwalan secara trial and errol yakni :
1. Metode Serial
Meliputi
pergeseran bar/kegiatan berdasarkan pengaturan, pengelompokan menerus jenis
kegiatan, kemudian penjadwalannya masing-masing dilakukan berdasarkan waktu
kemungkinan paling capat (EPT+ Earliest Probability Time) dari tiap resources.
Misal dalam satu proyek, pengecoran beton pada bagian pekerjaan lain dalam satu
proyek.
2. Metode Paraleru
Penjadwalan
dilaksanakan dangan tindakan step by step dalam satuan waktu sepanjang proyek.
Setiap kegiatan diproyeksikan terhadap waktu sepanjang proyek. Hal ini sangat
erat kaitannya dengan keterbatan sumber daya.
Tahapan-tahapan pengaturan sumber-sumber
dalam metode trial and errol:
a. Memeriksa
kebutuhan sumber;sumber pada pelaksanaan selurun proyek.
b. Mengambil
data-data pada jaringan kerja ke dalam bentuk bar chart yang menunjukan saling ketergantungan dari tiap kegiatan serta float yang dimilikinya.
c. Berdasarkan
diagram tersebut dapat digambarkan kebutuhan tiap jenis sumber-sumber dengan
skala waktu dan jumlahnya.
d. Meninjau
sejauh mana kemungkinan yang didapat untuk menunda kegiatan yang mempunyai
float.
e. Melakukan
pergeseran kegiatan non-kritis untuk meratakan dan menyesuaikan kebutuhan
sumber-sumber tersebut.
3. Metode Burgess
Digunakan
untuk peralatan pemakaian fasilitas/tenaga kerja. Prinsip pemerataan pemakaian
pasilitas/tenaga kerja berdasarkan minimum jumlah kuadrat pemakaian tenaga
kerja.
a. Pemberian
nomor lingkaran kejadian dan pemberian kode kegiatan dimulai dari kiri kekanan. Tuliskan semua total float dan free untuk tiap kegiatan setelah diisikan waktu
pekerjaan, saat mulai dan akhir pelaksanaan kegiatan.
b. Buatlah
suatu daftar disusun menurut urutan pekerjaan, yaitu kegiatan yg
harus dikerjakan terlebih dahulu disimpan diatas kegiatan yang mengikutinya.
c. Gambar
bar chart, disertai daftar yang menggambarkan penjadwalan tiap kegiatan
seawal mungki., serta tiap float dimilikinya.
C. Manfaat Penjadwalan Proyek
1. Menunjukkan hubungan tiap
kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan
yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan
waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga
kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.
5. Memberikan pedoman terhadap unit
pekerjaan / kegiatan mengenai batas-batas waktu untuk mulai dan akhir dari
masing – masing tugas.
6. Memberikan sarana bagi manajemen untuk
koordinasi secara sistematis dan relistis dalam penentuan alokasi prioritas
terhadap sumber daya dan waktu.
7. Memberikan saran untuk menilai
kemajuan pekerjaan.
8. Menghindari pemakaian sumber
daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat selesai sebelum waktu yang di
tetapkan.
9. Memberikan kepastian waktu
pelaksanaan pekerjaan.
10. Merupakan sarana penting
dalam pengendaliaan proyek
D. Faktor-faktor Penjadwalan Proyek
Faktor-faktor yang harus
dipertimbangkan dalam membuat jadwal pelaksanaan proyek :
1. Kebutuhan dan fungsi proyek
tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek diharapkan dapat dimanfaatkan
sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
2. Keterkaitannya dengan
proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek selanjutnya.
3. Alasan social politis lainnya, apabila proyek
tersebut milik pemerintah.
4. Kondisi alam dan lokasi proyek.
5. Keterjangkauan lokasi proyek
ditinjau dari fasilitas perhubungannya.
6. Ketersediaan dan
keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek tersebut.
7. Kapasitas atau daya
tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan selama
operasional pelaksanaan berlangsung.
8. Produktivitas sumber daya,
peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama operasional berlangsung dengan
referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis.
9. Cuaca, musim dan gejala alam
lainnya.
10. Referensi hari kerja efektif.
Kompleksitas
penjadwalan proyek sangat dipengaruhi oleh faktor – faktor berikut :
a. Sasaran dan tujuan proyek.
b. Keterkaitan dengan proyek lain agar
terintegrasi dengan master schedule.
c. Dana yang di perlukan dan dana
yang tersedia.
d. Waktu yang di perlukan, waktu
yang tersedia, serta perkiraan waktu yang hilang dan hari – hari libur.
e. Susunan dan jumlah kegiatan
proyek serta keterkaitan di antaranya.
f.
Kerja
lembur dan pembagian shift kerja untuk mempercepat proyek.
g. Sumber daya yang di perlukan dan
sumber daya yang tersedia.
h. Keahlian tenaga kerja dan
kecepatan mengerjakan tugas.
Makin
besar skala proyek, semakin kompleks pengelolaan penjadwalan karena dana yang
di kelolah sangat besar, kebutuhan dan penyediaan sumber daya juga besar,
kegiatan yang di lakukan sangat beragam serta durasi proyek menjdi sangat
panjang.
E. Pendekatan-pendekatan Penjadwalan Proyek
Pendekatan yang lazim digunakan
adalah digram:
1. Gantt Chart,
2. PERT (Project Evaluation and Review
Technique), dan
3. CPM (Critical Path Method).
1. Gantt Chart
Gantt
chart merupakan salah satu metode dalam penjadwalan proyek. Metode ini
menggunakan tampilan yang mirip seperti jadwal pada umumnya. Gantt Chart
adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan
tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu
dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan tugas yang bersangkutan.
Orang
atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas dalam proyek juga
harus dituliskan dalam Gantt Chart. Beberapa sebutan lain untuk Gantt Chart
diantaranya adalah Milestones Chart, Project Bar Chart dan juga activity chart.
Gantt Chart yang dikembangkan oleh Henry Laurence Gantt pada tahun 1910 ini
pada dasarnya adalah suatu gambaran atas perencanan, penjadwalan dan pemantauan
(monitoring) kemajuan setiap kegiatan atau aktivitas pada suatu proyek.
Gantt
Chart merupakan salah satu alat yang sangat bermanfaat dalam merencanakan
penjadwalan dan memantau kegiatan pada suatu proyek, mengkomunikasikan
kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dan juga status pelaksanaannya. Dalam
Gantt Chart juga dapat dilihat urutan kegiatan ataupun tugas yang harus
dilakukan berdasarkan prioritas waktu yang ditentukan.
Kelebihan:
-
Umum
digunakan
-
Menyediakan
representasi grafis yang mudah dipahami
-
Sesuai
untuk proyek sederhana
Kekurangan:
-
Tidak
merepresentasikan relasi antar aktivitas atau pekerjaan
-
Tidak
memberi gambaran kemajuan yang jelas
-
Tidak
memberikan informasi mengenai waktu pengerjaan tercepat dan terlama
Cara
Membuat Gantt Chart
Chart merupakan grafik yang sederhana, Cara
membuatnya juga cukup mudah. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat
Gantt Chart serta cara penggunaannya.
1. Mengidentifikasikan Tugas
Mengidentifikasikan Tugas yang perlu diselesaikan pada Proyek, menentukan Milestone (bagianpekerjaan dari suatu tugas) dengan menggunakan Brainstorming ataupun Flow chart, mengidentifikasikan waktu yang
diperlukan dalam menyelesaikan suatu tugas, mengidentifikasikan urutan
pekerjaan ataupun tugas yang akan dikerjakan. Seperti Tugas yang harus
diselesaikan sebelum memulai suatu tugas yang baru ataupun tugas-tugas apa yang
harus dilakukan secara bersamaan (Simultan).
2. Menggambarkan
Sumbu Horizontal
Gambarkan
sumbu horizontal untuk waktu pelaksanaannya (dapat diletakan diatas atau dibawah halaman). Tandai dengan skala waktu yang sesuai (bisa dalam
harian maupun mingguan).
3. Menuliskan
Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
Tuliskan
Tugas atau bagian pekerjaan (milestone) yang akan dikerjakan berdasarkan urutan
waktu pada bagian kiri. Gambarkan Diagram Batang (Bar Graph) untuk menunjukan
rentang waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas yang bersangkutan.
Gambarkan kotak dari kiri dimana waktu Tugas tersebut dimulai sampai pada waktu
tugas yang bersangkutan berakhir. Jika diperlukan presentasi kepada Manajemen
perusahaan, gambarkan bentuk Intan (Diamond) pada tanggalnya. Gambarkan tepinya
saja dan kotak tersebut jangan diisi.
4. Melakukan
Pemeriksaan kembali
Lakukan
pemeriksaan kembali, apakah semua tugas atau bagian pekerjaan untuk Proyek
tersebut sudah tertulis semuanya ke dalam Gantt Chart.
2. Diagram
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
PERT
adalah sebuah model pada manajemen proyek yang didesain untuk menganalisis dan
perepresentasikan tiap pekerjaan dalam proyek. Diagram PERT dapat
merepresentasikan urutan aktivitas atau kebergantungan antar aktivitas. Urutan
tiap aktivitas tersebut direpresentasikan dalam bentuk diagram jaringan atau
diagram panah. Dalam pengelolaan proyek, sebuah ‘aktivitas’ adalah kegiatan
yang harus dikerjakan dan sebuah ‘event’ atau ’acara’ merupakan tahapan
penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Sebelum sebuah kegiatan dapat
dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus
sudah terselesaikan.
Diagram
PERT memiliki dua komponen utama yaitu aktivitas (activities) dan tonggak
event/acara (milestones). Kedua komponen ini ditandai dengan busur dan titik.
Activities digambarkan pada busur dan milestones digambarkan pada titik
(lingkaran).
Kelebihan:
-
Merepresentasikan
relasi antar aktivitas
-
Sesuai
untuk proyek besar
-
Lebih
efisien
Kekurangan:
-
Sulit
dalam pengembangan dan pengelolaan
Diagram
PERT terdiri dari notasi:
-
Panah
(Arrow): merepresentasikan kegiatan (activity)
-
Simpul(node):merepresentasikan
kejadian (event)
Dalam
diagram PERT terdapat fungsi utama yaitu untuk mengidentifikasi jalur kritis
(critical path). Jalur kritis merupakan jalur terpanjang yang saling
berhubungan langssung dan tidak dapat ditunda. Jalur kritis menyatakan kegiatan
kritis dari awal hingga akhir. Penundaan kegiatan kritis akan memengaruhi waktu
penyelesaian seluruh proyek.
Contoh
yang sangat sederhana dari sebuah diagram PERT:
Activities
digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A:
……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan
berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang
bersangkutan.
Sedangkan
milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik
berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst,
bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan
di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan
ditambahkan titik 15.
Proses
perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:
1. Mengidentifikasi kegiatan (activities)
dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik,
2. Menentukan urutan yang tepat dari
kegiatan-kegiatan,
3. Menyusun model diagram jaringan,
4. Memperkirakan waktu yang diperlukan
untuk masing-masing kegiatan,
5. Menentukan tahapan dan jalur kritis,
6. Melakukan pemantauan dan evaluasi
serta koreksi pada diagram PERT selama proyek berlangsung.
Diagram
PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan
informasi berikut:
a.
Jangka
waktu penyelesaian proyek,
b.
Kemungkinan
penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan,
c. Tahapan
kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek,
d. Kegiatan
yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis,
e.
Tanggal
kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).
Keterbatasan
dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang
dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada
asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis dalam menetapkan
waktu penyelesaian sebuah proyek.
3. CPM
(Critical Path Method)
Critical
Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan
kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi
durasi total. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang
menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. Critical
path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai
kesalahan paling sedikit.
F. Metode Penjadwalan
1. Metode
Penjadwalan Proyek
Ada
beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelolah waktu dan
sumberdaya proyek. Masing – masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Pertimbangan penggunaan metode – metode tersebut didasarkan atas kebutuhan dan
hasil yang ingin di capai terhadap kinerja penjadwalan.
Kinerja
waktu akan berimplikasi terhadap kinerja biaya, sekaligus kinerja proyek secara
keseluruhan. Oleh karena itu, variabel –variabel yang mempengaruhinya juga
harus di monitor, misalnya mutu, keselamatan kerja, ketersediaan peralatan dan
material, serta stakeholder yang terlibat. Bila terjadi penyimpangan terhadap
rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap
pada kondisi yang di inginkan.
Waktu
Dan Durasi Kegiatan
Dalam
konteks penjadwalan, terdapat dua perbedaan, yaitu waktu (Time) dan kurun waktu
(duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun waktu atau
durasi menunjukan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu kegiatan,
seperti lamanya waktu kerja dalam satu hari adalah 8 Jam. Melakukan durasi
suatu kegiatan bisanya dilandasi volume pekerjaan dan produktivitas
crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Produktivitas
didapat dari pengalaman crew melakukan suatu kegiatan yang telah dilakukan
sebelum atau database perusahaan
- BAGAN BALOK (Barchart)
Barchart
ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Tailor dalam bentuk bagan balok, dengan
panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format bagan
baloknya informatif, mudah dibaca dan efektif untuk dikomunikasi serta dapat
dibuat dengan mudah dan sederhana.
Bagan
balok terdiri atas sumbu-Y yang dinyatakan kegiatan atau paket kerja dari
lingkup proyek, sedangkan sumbu-X menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu,
atau bulan sebagai durasi. Pada bagan ini juga dapat ditentukan Milestone /
Baseline sebagai bagian target yang harus diperhatikan guna kelancaran
produktifitas proyek secara keseluruhan. Untuk proses updating, bagan balok
dapat diperpendek atau diperpanjang dengan memperhatikan total floatnya, yang
menunjukan bahwa durasi kegiatan akan bertambah atau berkurang sesuai kebutuhan
dalam perbaikan jadwal.
Penyajian
informasi bagan balok agak terbatas, misal hubungan antar kegiatan tidak jelas
dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Karena urutan
kegiatan kurang terinci, maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas
kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar untuk dilakukan
- KURVA S ATAU HANUMM CURVE
Kurva
s adalah sebuah ghrafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar
pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva
S dapat menunjukan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot
pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh
kegiatan proyek. Visualisasi Kurva S dapat memberikan informasi mengenai
kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana.
Dari
sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek.
Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi
dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan
hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih lanjut dapat
menggunakan metode lain hyang dikombinasikan, misal dengan metode bagan balok
yang dapat digeser –geser dan network plaining dengan memperbaharui suber daya
maupun waktu pada masing – masing kegiatan.
Untuk
membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing – masing kegiatan
pada suatu periode diantara durasi proyek diplotkanterhadap sumbu vertikal
sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S. Bentuk
demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih
sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah cukup besar, lalu
pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.
Untuk
menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat berupa perhitungan
persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan / kegiatan dibagi nilai
anggaran, karena satuan biaya dapat dijadikan bentuk persentase sehingga lebih
mudah untuk menghitungnya.
2. Metode
Penjadwalan Linier (Diagram Vektor)
Metode
ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan relatif
sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang berulang
seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara, terowongan /
tunnel atau proyek industri manufaktur. Metode ini sangat memuaskan untuk
diterapkan pada proyek-proyek tersebut karena menggunakan sumber daya manusia
yang relatif lebih kecil dan variasi keterampilan pada suatu pekerjaan/kegiatan
tidak sebanyak pada proyek yang lain.
Metode
ini juga cukup efektif untuk digunakan pada proyek bangunan gedung bertingkat
dengan keragaman masing – masing tingkat bangunan relatif sama. Pada proyek
yang cukup besar, metode ini membantu memonitor progres beberapa kegiatan
tertentu yang berada dalam suatu penjadwalan keseluruhan proyek. Hal ini dapat
dilakukan bila metode ini dikombinasikan dengan metode network, karena metode
penjadwalan linier dapat memberikan informasi tentang kemajuan proyek yang
tidak dapat di tampilkan oleh metode network.
3. Metode
Penjadwalan Network Planning
Network
planning diperkenalkan pada tahun 50-an oleh tim perusahaan Du-pont dan rand
corporation untuk mengembangkan sistem kontrol manajemen. Metode ini
dikembangkan untuk mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki ketergantungan
yang kompleks. Metode ini relatif lebih sulit, hubungan antar kegiatan jelas,
dan dapat memperlihatkan kegiatan kritis. Dari informasi network planning-lah
monitoring serta tindakan koreksi kemudian dapat dilakukan, yakni dengan
memperbaharui jadwal. Akan tetapi, metode ini perlu dikombinasikan dengan
metode lainnya agar lebih informatif.
Tahapan
penyusunan network SCHEDULING :
a. Menginfentarisasi kegiatan
– kegiatan dari paket WBS berdasarkan item pekerjaan, lalu diberi kode kegiatan
untuk memudahkan identifikasi.
b. Memperkirakan durasi setiapkan
dengan mempertimbangkan dengan janis pekerjaan, volume pekerjaan, jumlah
sumberdaya, lingukungan kerja, serta produktifitas pekerja.
c. Penentuan logika ketergantungan
antara kegiatan dilakukan dengan tiga kemungkinan hubungan, yaitu kegiatan yang
mendahului (predecessor), kegiatan yang didahului (successor), serta bebas.
d. Perhitungan analisis waktu serta
alokasi sumber daya, dilakukan setelah langkah – langkah diatas dilakukan
dengan akurat dan teliti.
Manfaat
penerapan network scheduling:
a. Penggambaran logika hubungan
antar kegiatan, membuat perencanaan proyek menjadi lebih rinci dan detail.
b. Dengan memperhitungkan dan
mengetahui waktu terjadinya setiap kejadian yang ditimbulkan oleh satu atau
beberapa kegiatan, kesukaran – kesukaran yang bakal timbul dapat diketahui jauh
sebelum terjadi sehingga tindakann pencegahan yang diperlukan dapat dilakukan.
c. Dalam network planning dapat
terlihat jelas waktu penyelesaian yang dapat ditunda atau harus disegerakan.
d. Membantu mengomunikasikan hasil
network yang ditampilkan.
e. Memungkinkan dicapainya hasil
proyek yang lebih ekonomis dari segi biaya langsung (direct cost) serta
penggunaan sumber daya.
f. Berguna
untuk menyelesaikan klaim yang diakibatkan oleh keterlambatan dalam menentukan pembayaran kemajuan pekerjaan, menganalisis cashflow, dan pengendalian biaya.
g. Menyediakan kemampuan analisis
untuk mencoba mengubah sebagian dari proses, lalu mengamatai efek terhadap
proyek secara keseluruhan.
h. Terdiri atas metode Activity On
Arrow dan Activity On Node (precedence Diagram Method).
4. Penjadwalan
Sumber Daya
Penjadwalan
sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material dan modal / biaya dapat
merupakan bagian dari master schedule atau dapat juga sebagai bagian yang
terpisah darinya sebagai subschedul. Untuk proyek yang cukup kompleks,
pemilihan schedule sumber daya dari master schedule, dengan detailnya dilakukan
pada subschudele adalah langkah terbaik untuk memudahkan monitoring, tujuan
penjadwalan sumber daya adalah memastikan jumlah atau jenis sumber daya dapat
diketahui sejak awal dan tersedia bila dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan
sumber daya terbatas, maka biasanya durasi proyek menjadi lebih lambat dari
yang direncanakan. Sebaliknya, dengan menambah jumlah sumber daya, durasi
proyek dapat di percepat. Bila ketersediaan sumber daya cukup tetapi distribusi
selama berlangsungnya proyek berfluktuasi, maka hal ini akan mengurangi tingkat
efektifitas dan efesiensi pengguna sumberdaya. Bila jumlah sumber daya dimiliki
terbatas dan ketersediaanya tidak mencukupi, sedangkan durasi adalah batasan
kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan perataan sumber
daya (resources leveling).
a. Penjadwalan Sumber Daya Yang
Terbatas
Sumber
daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan diperlukan.
Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan proyek tetap dapat berlangsung,
caranya dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang terbatas tersebut
yang diusahakan juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu lambat. Sumber daya
yang terbatas karena ketersediaannya yang memang langkah dapat membuat masalah
besar bagi pelaksanaan proyek, karena hal ini akan memengaruhi durasi proyek.
Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi proyek akan semaki lama karena
banyak kegiatan yang tidak dapat dilakukan. Akibatnya adalah adanya sangsi dari
pemilik proyek yang berupa denda atau pemutusan hubungan kerja sepihak karena
keterlambatan proyek. Oleh karena itu, perencanaan sumberdaya yang langkah
seperti peralatan / mesin dengan teknologi tinggi, tukang khusus ukir/pahat,
dan material yang harus di impor, peralatan yang memerlukan impor dari luar
negeri, harus dibuat sebaik mungkin agar durasi kegiatannya tidak terganggu.
Ada dua jenis batasan yang harus di perhatikan dalam penjadwalan proyek, karena
batasan tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan. Dua
batasan tersebut adalah :
1. Batasan hungungan kegiatan, batasan
yang diakibatkan oleh hubungan antar kegiatan pada beberapa kegiatan.
2. Batasan kondisi sumber daya, batasan
yang diakibatkan oleh ketidaktersediaan sumber daya.
Selain
itu, ada empat aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek dalam
hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu :
1. Memprioritaskan
kegiatan yang mempunyai batasan kegiatan – kegiatan dengan sumber daya
maksimum, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan basis
kontinyu.
2. Memprioritaskan
pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan total float paling rendah,
lalu dilakukan penjadwalan terhadap kefitan tersebut dengan cara basis
kontinyu.
3. Memprioritaskan
pada kegiatan yang mempunyai durasi paling pendek, lalu dilakukan penjadwalan
terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
4. Setelah
salah satu dari tiga aturan diatas terpenuhi, dilakukan pada kegiatan dengan
prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan interupsi oleh
kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.
Perataan
Sumber Daya
Perataan
sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan memastikan
bahwa jumlah / jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila
dibutuhkan. Biasanya bila jumlah sunber daya di kurangi, durasi akan bertambah,
sebaiknya bila jumlah sumber daya ditambah, durasi akan berkurang. Tujuan dari
perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang
disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan pola penyebaran yang logis
sehingga durasi proyek tidak melampaui batas berlebihan. Variasi penyebaran
sumber daya dari suatu periode ke periode lainnya diusahakan dapat tetap pada
suatu batas minimum kebutuhannya, sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi
sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada.
Hal
lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah mengidentifikasi
sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh jumlah durasi dari
suatu proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langkah dan ketersediaannya
terbatas harus di prioritaskan. Bila ketersediaannya tidak mencukupi,
pengadaannya akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Perataan sumberdaya
dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat di ketahui
sehinggah penyelesaian proyek menjadi laebih logis. Dalam perataan sumber daya,
biasanya durasi proyek dianggap tetap, sedangkan jumlah sumber daya diatur
sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ketersediaan.
Metode
perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang
sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara :
1. Memulai
seluruh kegiatan proyek berada diantara waktu mulai awal dan waktu mulai paling
lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.
2. Berdasarkan
ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber daya yang dibutuhkan
yang jumlah dan pola penyebarannya diatur sedemikian rupa.
3. Berdasarkan
ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan dengan menambah durasi
proyek sehinggah proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang dirancanakan.
4. Berdasarkan
penjadwalan dengan membuat diagram batang non kontinyu dengan mengintrupsi
suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.
Dari
semua hal diatas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan
produktifitas, efektifitas dan efesiensi dan penggunaannya, menjaga pola
penyebaran yang logis dari segi kuantitas serta menempatkan kualitas sumber
daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan diharapkan dengan durasi yang
tidak berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber daya yang proporsional
akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan sumber dayanya
terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga sebagi kinerja proyek
secara keseluruhan.
G. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem
Informasi
·
Kebijakan Sistem
Kebijakan
untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena
manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak
dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan
(masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan,
pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga
kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek
(periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan
sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan
sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses
perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan
proyek-proyek system. Tahapan
proses perencanaan sistem yaitu :
a) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi
dan taktik perusahaan.
b) Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
c) Menetapkan sasaran proyek-proyek
sistem.
d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).
d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).
e) Menetukan prioritas proyek-proyek
sistem.
f) Membuat laporan perencanaan sistem.
g) Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem
yang akan dikembangkan meliputi
:
a) Menunjuk team analis (dapat berasal
dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).
b) Mengumumkan proyek pengembangan
system.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem
yang dikembangkan
Melakukan
studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk
dikembangkan. Tahapan
yang dilakukan yaitu :
a) Mengidentifikasi
kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
b) Melakukan
studi kelayakan.
c) Menilai
kelayakan proyek system.
d) Membuat
usulan proyek system.
e) Meminta
persetujuan manajemen.
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang
biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem
berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat
mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan
usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia,
teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan
usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
-
Memperkirakan
waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.
-
Perkiraan
berdasarkan pada proyek yang sama.
-
Menggunakan
teknik dekomposis.
-
Menggunakan satu atau lebih
model empiris.
Memperkirakan
waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit,
untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan.
Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik
Gantt
Merupakan
suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram
PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu
program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian
dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal
yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram
PERT lebih baik dari Gantt, karena :
a. Mudah mengidentifikasi tingkat
prioritas.
b. Mudah mengidentifikasi jalur kritis
dan kegiatan-kegiatan kritis.
c. Mudah menentukan waktu kendur.
d. Penjadwalan proyek berbasis komputer.
H. Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena
untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan.
Biasanya, pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut
off dan paralel.
a) Pendekatan
cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang memilih sebuah
hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem baru mulai
dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b) Pendekatan
paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem
lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel
(kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan production
environment).
Pemilihan
terhadap kedua strategi tersebut tergantung pada perusahaan masing-masing,
karena masing-masing strategi implementasi memiliki keuntungan dan kerugian
yang berbeda. Lepas dari strategi yang dipilih, pemberian pelatihan (training)
harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi
dimulai. Selain untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga
berguna untuk menanamkan rasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem
baru yang diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan dengan
mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa
mendatang. Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem
baru yang diterapkan dan untuk mengetahui isu-isu permasalahan yang timbul.
Tentu saja pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera dicari agar
penggunaan sistem tersebut efektif. Proyek sistem informasi biasanya ditutup
setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang harus
dijaga manajemennya, yaitu tahap pascaimplementasi.
Tahap
Pascaimplementasi
Dari
segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah
bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports
and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem
informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti
modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem,
penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh
dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Di sinilah
perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat
sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan
sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau personel pembuat
sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin
perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja
lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang
sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara
teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak
adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan
yang efektif.
Dari
segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah berupa suatu aktivitas, harus
ada personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau
modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis
yang teramat dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi sekarang,
perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat. Sistem informasi atau
teknologi informasi yang secara teknis tidak dapat beradaptasi terhadap
perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat
yang baik. Apakah teknologi informasi di perusahaan-perusahaan dapat dengan
mudah mengikuti perubahan kebutuhan bisnis secara cepat? Jika belum, sudah
waktunya bagi pemimpin perusahaan untuk berbicara dengan departemen atau divisi
yang bertanggung jawab terhadap teknologi informasi perusahaan Anda. Dan
kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat menjawab kebutuhan ini, dan itu
sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi perusahaan modern pada tahun 2000
yang masih menggunakan pendekatan sistem informasi dan teknologi informasi
secara konservatif (bagi sebagian perusahaan besar di Indonesia pendekatan
tersebut masih dianggap sebagai pendekatan termodern).
1. Studi
kasus Proyek Pembuatan Software
Proses
pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja.
Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap
tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau
bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan
analisa), design (pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap
tahapan yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.
Pada
permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan studi
kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi
yang dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan
permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.
a) Tahap
Requirement
Pada
tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan
interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat
timbul pada tahap ini adalah :
1. Permasalahan
spesifikasi kebutuhan
Kebutuhan
akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak sesuai dengan sistem
yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user menginginkan report
pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah akademik
perkuliahan.
2. Ketidak
sepahaman sistem antara developer dan user
Seringkali
antara developer dan user dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak
sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari
mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS, proses perkuliahan sampai
nilai akhir UAS keluar.
3. Metode analisa sistem
Metode
analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/
behaviour user.
b) Tahap Design
Pada
tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam
proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Metode
pembuatan software
2. Organisasi
pembuatan software
c) Tahap
Testing
Pada
tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara developer
dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses
pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Perubahan
regulasi sistem
Adanya
perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat
penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E).
Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.
2. Ketidaksesuaian
keinginan user dengan software yang telah dibuat
Pengujian
software yang dilakukan antara user dan developer tidak memenuhi keinginan
user.
3. Tidak
adanya Risk Management
Hal
ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi
revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.
Untuk
mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk
mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain :
a. Membuat dokumen kontrak antara
developer dan user sebelum proses pembuatan software.
b. Perlu adanya assessment pada
saat survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment ini ditandangani
kedua belah pihak, user dan developer.
c. Menggunakan requirement tool
untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement yang sesuai
dengan kebutuhan user.
d. Menentukan Proces Model yang
akan digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat menggunakan waterfall
model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.
e. Membuat project management pada
proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang penanggung jawab.
f. Menentukan
software programming untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel, relasi, dan struktur data.
g. Membuat dokumen Berita Acara
Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat kepuasaan user terhadap
software yang telah dibuat.
h. Developer melakukan evaluasi
total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.
